やめるだけで成果が上がる 仕事のムダとり図鑑
岡田充弘(著)
/かんき出版
作品情報
誰も発言せず、何も決まらない会議。
自分には関係のない情報まで送られてくる「Cc」のメール。
「PCでできるはずなのに……」と思いながら続けている手書き作業。
何度も同じことを説明させられるホウレンソウ。
立ち上げに何分もかかる会社支給のPC……。
私たちが働くオフィスには、いたるところに“ムダ”が潜んでいます。
なぜ、人はムダなことをやめられなのでしょうか?
個人の意志の問題でしょうか?
それとも会社の体制の問題?
「ムダだとはわかっていても、長年続く習慣や文化だからなかなか抜け出せない」という人も多いことでしょう。
しかし、最も大きな原因は、そもそも目の前にあるムダをムダだと思っていないことにあるのではないでしょうか。身のまわりにはびこるムダに気づいていないということです。
本書では、破綻寸前の会社をムダとりによって再生した著者が、誰もがやってしまいがちな “仕事のムダ”を70個挙げるとともに、それを取り除く方法を解説します。
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この作品のレビュー
平均 3.0 (4件のレビュー)
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仕事術の本です。年を取っていくと、何となく時間が過ぎるのが早くなっていくと感じます。でも今は人生100年時代、年を取っても、自分をアップデートし続けて、長く働けるようにしておく必要が高まっています。日…頃見過ごしがちなムダと、その省き方を多岐にわたり教えてくれます。読んでみると、身に覚えのあることがたくさん出てくるはずですので、少しでも実践できれば、今より時間を作れるのではないでしょうか。
【気づき】
・人生は有限。ムダを省かないと、あっという間に時間がなくなることを年々痛感する。少しずつでも工夫を積み重ねないといけない。パソコンの操作を工夫するだけでも時間を捻出できる。1日5分でも1週間の平日で25分、本を1冊読めるくらいの時間が捻出できる。
・失敗を含む、新たな経験を積むために時間を作ることが大事。
・対人関係でムダを省けば、自分だけでなく、他人も時間を捻出できる。
【本のハイライト】
・ムダに気づき改善できるかは、正しい工夫を積み重ねていけるかで決まる。才能や性格ではない。
・ムダを取り除くと、新たな時間やお金が生み出される。それを効率化しにくい「自分づくり」「信頼づくり」に使う。「自分づくり」の途中では失敗の連続を経験する必要があるし、「信頼づくり」のコツはとにかく「行ってみる」「会ってみる」「一緒にやってみる」しかない。社会で起こること、今そこにあるものは全てこの2つで成り立つもので、最も投資の価値があるもの。「価値あるムダ」にどんどん投資する。
〇対人関係
・なまじ組織が大きいと、自分の立ち位置を見失いがち。自ら動いて他部署の機能や状況を理解すると、自分が会社の中でどんな役割を期待されているか把握するのに役立つ。
・他人と時間を合わせるために仕事のペースを調整するのは時間効率が悪い。ときどき1人でランチを楽しむ。普段は使わない脳を使えるし、新しい発見や内省の時間も取れる。キャラが定着すれば、無用なしがらみに縛られず、いろいろな面で楽になる。
〇会議
・「目的」と「ゴール」を設定し共有する。「目的」は、物事を決める、多くのアイデアを集める、情報を急有するの3つにおおむね集約される。ゴール設定は、目的とゴールが合致しているか、達成可能か、内容の漏れはないかに注意する。
・できるだけまわりの人と異なる視点や自分なりの意見、感想を述べるなど、必ず発言の機会をつくり、少しでも爪痕を残せるようにする。自分の価値を発揮できない会議に時間を費やすのはムダ。
・会議の進め方は4つ。
①決戦会議:その場でなんらかの決定を下す。どういう方針でどんな決定を行うかを明確にする。最終決定権を持つ人を必ず参加させる。
②ブレスト:新しい発想を生み出す。途中で判断や決定をしない、自由奔放な考えを歓迎する、質より量を重視、アイデアを結合して発展させることに注意する。
③説明会:情報伝達を行う。説明の内容にメッセージ性を持たせ、受け手に簡潔で分かりやすく伝えるよう心掛ける。
④報告会:タンお圧的な情報の伝達・共有の場。内容は可能な限り事前にメールなどで伝え、会議中はQ&Aを重視し、より効率的に進行する。
・スマホやPCを持ち込み、出たキーワードをその場ですぐ検索し、参加者で共有することで議論を深める。
〇事務作業
・画面切り取りは用途に合わせ4つ。PrtScで画面ごとコピー、Alt+ PrtScで最前面のウィンドウのみコピー、スタート→アクセサリー→Snipping toolで切り取りコピー(解像度は落ちる)、Win+shift+Sで「画面スケッチ」切り取りコピー。
・エクセルで管理ツールを作成。項目:案件ごとの管理番号、区分、顧客名、案件名/課題名、ステータス区分、直近対応日、対応責任者、期限/実施日、URL・パス、備考。
・知識や経験は、活用する価値の高いもの、現実的に再現・再利用が可能なもの、再入手するのに手間やコストのかかるものの3つを全員で共有すべき。ナレッジは、それを使う人が持っている知恵との組み合わせではじめて価値が生まれるものなので、出し惜しみはしない。
・小さな改善なら途中で軌道修正もしやすく、リスクも軽減可能。こまめな改善を継続する。制度やルールに織り込むのが理想。月1度のタスク化で違ってくる。
・ミス・漏れに早く気づける環境が整えば、あとから余計な対応に時間を奪われるのが最小限になる。「時間」「数字」「情報」の整理が大事。
・ミスを繰り返す場合は、PDCAサイクルを繰り返し回し、徐々に業務や仕事の品質を向上させる。サイクルをあまり長期に設定しないこと。最初は3日程度から始める。
〇ワークスペース
・なんらかのファイルを開いた状態でWin+左or右とすると、片側にくっつくので、2つのファイルを左右に並べることができ、見比べがスムーズになる。
・手書きメモは、整理しないと後々トラブルになる、保管や廃棄にコストがかかる、整理・保管・廃棄に時間をとられるデメリットがあることに注意する。スマホもうまく使う。
・ペーパーレス化の真の狙いは、デジタル化による「情報共有のための環境づくり」であることを意識し、メリットとして説明する。わかりやすいルール作りも大事。
〇時間管理
・小さな仕事でも「目的(目指すべき状態)」「ゴール(達成すべきこと)」を確認すると、差し戻しは少なくなる。
・ゴール設定だけで終わらせず、日ごろから実行ステップまで落とし込むクセをつける。スケジュールはギリギリで見積もらず、仕事の変数に合わせたバッファの設定センスを上げる。
・トラブルを回避するには、ゴール達成を阻む可能性があるものを事前に排除する努力が必要。起こりうるトラブルを想定して事前に手を打ち、計画達成の可能性を引き上げる。主な要因は、仕事の前提を勘違い、報告や合意形成が不十分、途中工程での品質チェック未実施の3つ。対策は、ときどき前提を振り返る、キーパーソンへの報告と合意形成をマメに行う、仕事のフェーズごとにチェックポイントを設け適宜品質を確認の3つ。最悪に備え、代替シナリオも用意しておくとより安心。
・選択肢が少ないほど、判断に要する時間は少なく済む。いたずらに選択肢を広げず、3~5にとどめる。続きを読む投稿日:2021.01.14
会議にすごいコストがかかっているというのは同意で、書かれていることはどれも重要だとは思いますが、実りあるものにするにはここに書かれてることだけではなかなか難しい気がします。
その他は結構気を付けてい…ることが多かった気がします。まぁ優先順位をつけるのとか、どうしても重要性や工数よりも緊急性に目がいってしまいうまくできていないことが多いですが。。。続きを読む投稿日:2023.03.11
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