仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!
飯田剛弘(著)
/明日香出版社
作品情報
仕事は段取りとスケジュールが重要だ!
仕事にいつも追われて、納期ギリギリになんとか終わらせる。
それならいいが、たまに2・3日遅れてしまう。
さらに、慌てたために品質が悪い。
そんな仕事のやり方をを改善する方法をまとめました。
「もっとラクに成果を出したい」
「もう少し余裕を持って仕事をしたい」
「ミスも無くしたい」
だから、「手帳を活用し予定を管理しよう」と決意します。
でも、気付けば、挫折……。
「やるべきことをキチンと管理しよう」と思いTODOリストをつくったのはいいけれど、
皮肉にも「やりたいけど、やれていないリスト」になってしまう……。
やるべきことがわかっていても、なかなか手がつけられず、
期限間際で遅れてはいけないと思い、慌ててしまう……。
このように多くに人が仕事の進め方やスケジューリングに悩んでいます。
スケジュール成功の鍵は、努力や根性ではありません。
やるべきことを合理的に、ムダなく管理していくことが重要なのです。
本書は、プロジェクトマネジメントの手法を取り入れたスケジュールのつくり方と
段取りのつけ方を学べることができます。
一つ一つの仕事に集中でき、仕事を終早くわらせられることはもちろん、
慌てずに仕事を進められるようになるため、
ミスが減り、余裕も生まれるようになります。
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この作品のレビュー
平均 3.5 (25件のレビュー)
-
手帳などのアナログツールというよりは、デジタルを活用することを進めている。
TODOリストにタスクを書く時は、いつやるか書かないことが多いため、いつの間にか〆切になっているということがある。
本書では…、タスクはスケジュールに落とし込むことを勧めている。そうすることでタスクの漏れを無くし、理想のスケジュールで仕事ができるようになる。
また作業の仕分けをすること。何をするのか、いつやるのか、どこに記録を置いておくのか。記録の一元化も大事である。続きを読む投稿日:2024.01.21
このレビューはネタバレを含みます
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内容はチップス的な感じで、サクサク読める。
当たり前のことだが、確かになってことが多かった。
P 14
以前と比べて、やることが増えているのに、仕事の進め方や考え方を一向に変えなかった…ため、今の時代に合わなくなってしまった
P 34
課題を具体的に解決しなければ何も変わらないこと、「がんばろう」と気合を入れてもなんとかなるわけではない
P 142
「少しずつやろう」と思っても失敗する
P 146
ギリギリになるまで手がつけられない人の多くは、子供の頃からそうだった はず
P 149
宿題の期限に間に合わず遅れて提出しますが、多少注意されたり、怒られたりしただけで、なんとかやり過ごせたため、ある種の成功体験を得たのです。 すると、 過去になんとかなったという経験から、「まだ大丈夫」という気持ちになります。
P 154
「ギリギリ」になってしまう自分の悪い癖を、気合や根性で直すことは難しい
P 157
仕事ができる人は、今やるべきことをやれば、あとからラクになるという成功体験をしています。その因果関係の考え方が定着し、習慣になってい
P 167
「他の人が、あなたの仕事が終わるのを待っている」 という意識を持つことが大切
P 179
スケジュールの組み方が下手な人は自己中心的な考え方
P 181
「すべてがうまくいけば間に合う」願望を捨てる
P 187
週に2、3回まとまった空き時間を確保しておくと、突然のトラブルや仕事に柔軟に対応できます。
P 191
当初思った時間の1・5倍くらいを見積もっておくと割と安全
P 197
記憶力に頼ると間に合わなくなる
P 202
やるべきことが増えれば、「あー、しまった」や「完全に忘れていた」という、うっかりミスが増えていき
P 204
忘れていたことに対応することで、今度は他のやるべきことが遅れていきます。 慌てて対応すれば、さらなるミスや失敗を招き、仕事の質が悪くなります。それにより、間に合う仕事でさえも間に合わなくなるのです。まさに負のスパイラルに入り
P 210
「人はやることを忘れる」という前提に立ち、思い出すための仕組みを作っていくことが重要
P 216
「がんばっている」という言い訳をやめる
P 221
現状を変えたい、あるいはできる人になりたいと思うのであれば、自分のほうに原因があると考えると対策や改善がしやすくなります。
⚠️ 224
あなたの仕事が遅くなる原因は何でしょう。 その原因のひとつは、「仕事がわからない」 というものです。つまり、その仕事をするために必要な知識や能力がない
P 226
そもそもその仕事で何をやるべきか、何を求められているかがわからない。結果として、不安や疑問だけが先行して、何も進まない。そんなことはないでしょうか? これは、知識や経験が少ない人に多いパターンです。 対策としては、上司やわかる人にまず相談をすることです。足りないことを学びながら、少しずつ進めていくしかありません。 最初から完璧を求める必要はないのです。 他の原因として、「自分で抱え込む」 ことが考えられます。
P 234
このパターンの人は完璧を目指そうとします。ミスや漏れがないかの確認に必要以上に時間をかけます。 自分のこだわりで、なるべくいいものを作ろうと、ギリギリまで手を加えます。結果として、仕事が遅くなってしまうのです。
P 237
その仕事には何が求められているのかを明確にしましょう。数値や図を活用して完成基準を具体化することで、他の人への協力依頼もしやすくなります。
⚠️ 239
がんばっている」や「忙しい」と言い訳をする人は、他人からの評価を落としています。 「がんばっている」や「忙しい」は主観的に感じることです。これが、口癖になっているのであれば、今すぐにやめるべきです。 感情的に判断せずに、合理的に考え、実行するよう心がけることが大事です。
P 253
要するに、 無意識に仕事をすると、ついつい期限までの時間をすべて使い切ってしまうのです。
P 256
本当に必要なものだけに時間を使うよう、コントロールすることが重要です。 まずは必要な作業を特定し、作業時間を見積もり、少し厳しめの期限を設定することです。その際、各作業工程の節目であるマイルストーンを設定すると進捗も管理しやすくなり
P 271
何に時間を使っているのか、なぜ時間がかかるのか、まずは自分の時間の使い方を検証することが大事です。現状をしっかりと認識すれば、間違った努力を避けることができます。 今までの根性論とは違い、事実をもとに時間に対する考え方や環境を変えるのです。
P 329
仕事の効率を上げるには、切り替えコストとムダを減らすことが重要
P 353
「ToDoリストで管理」という思い込みを捨てる
P 356
ToDo管理サービスサイト「idonethis.com」によると、「ToDoリストにある項目の 41%は永遠に終わらない」 そうです。
P 360
▼ ToDoリストが教えてくれない予定 ①いつからはじめるべきか ②どれくらい時間がかかるか ③いつまでに終えるべきか
P 369
つまり、「何をいつやるか」を決めておけば、優先度の高い仕事はどんどん終わっていくのです。 やるべきことはすべて予定表やカレンダーに入れましょう。 作業を洗い出す上で、ToDoリストを作ること自体は悪いことではありません。ただし、問題は「いつはじめ、いつ終わる」のか具体的な計画がないことです。
P 395
「仕事の時間割」を作れば集中力も高まる
P 442
時間は「天引き」で考えると、重みが変わってきます。
P 448
時間の単位を分や秒で捉える
P 490
すべては「作業仕分け」からはじまる 仕分け①:何をすべきか?
P 492
仕事のスケジュール管理は、作業やタスクを「仕分け」するところからはじまります。せっせと目の前にある作業をすることではありません。限られた時間内で、成果を上げるために「的」を絞ることが大切です。 集中すべき先を決める
P 494
やらないことを決めると、やるべき仕事に集中できる
P 501
自分以外の人ができること、ルーチンワークのような単純作業などを他の人にお願いしていくのです。 そのためには、誰でもその業務ができるように 標準業務手順書やマニュアルを用意する
P 513
個々の作業云々よりも、すべての仕事の生産性という大きな視点で考えましょう。 自分自身がボトルネック、つまり、遅れの原因を作っている主犯格であることを認めることが第一歩です。 「私は一生懸命がんばっている。真面目にやっている」という根性論で感情的に反論するのではなく、遅れている、ギリギリになる、アタフタする、バタバタしている、そんな事実や原因をしっかりと認識することが大事です。 そうすることで、具体的に改善することが可能になり
P 533
仕分け②:いつはじめ、いつ終わるのか? やるべきことを絞ったあとは、いつやるかを決めて、カレンダーに予定を入れます。 ポイントは、「今すぐやる」と「健全な先送り」をかけ合わせることです。
P 537
①5分以内に終わる仕事なら、すぐにやる
P 543
すぐできることを今やらないと、時間が経てば経つほど、仕事の利子がついてきます。
P 612
予定を入れる際は曖昧な言葉を使わないこと。 例えば、「検討する」です。これは頭で考えることであり、抽象的な表現です。人により、何を話し合い、何を決めるのか解釈や意味するものが違います。誰もが同じ認識を持てるように、具体的に行動を書く必要があります。
P 615
その行動により何を成し遂げるのか、どのような状態になりたいのかを明確にすること。
P 617
名詞で成果を考えると、何をすべきかがより明確になります。 例えば、スケジュールに「顧客満足度を調べる」と入れるのではなく、「顧客満足度調査報告書の作成」と入れることで、報告書を作る意識が持てます。 すると、この報告書には何の情報が必要なのか、つまり成果物の要求事項は何かを考えるキッカケになるため、何をやるべきかがより明確になります。
P 654
鳥の目のように年間、月間あるいは週間の予定を見ると、特定のタスクや作業だけにとらわれず、仕事全体が見えるようになります。
P 677
遅れグセ」がつくと、あなたの評価は下がる
P 680
グセがある人は、約束を破る常習犯です。 周りの人から信用されていません。
⚠️ 685
遅れグセのある人は、他人からの評価という前に、信用、信頼を失っていることを素直にかつ真剣に受け止めるべきです。 そして、計画通り予定を進め、自分との約束を守ること、タスクを締め切りまでに終わらせ、他人との約束を守ることが大切です。 ここで注意したい点は、 約束を守るために、持っている時間とやるべき仕事量のバランスをとる ことです。それを踏まえてスケジュールを組むことが重要です。
P 692
仕事の「優先度」は 「緊急度」と「重要度」だけで決めない
P 696
緊急度や重要度自体、自分ですべてコントロールできない からです。つまり、会社や上司が決めることが多いのです。 現実的かつ実践的な優先順位は、締め切りであるデッドラインをもとに逆算すると決まります。その際、その 仕事にかかる所要時間と他の人への依存(例えば、上司への確認、レビューの依頼)も考慮する必要があります。
P 701
すると、3つの仕事の優先順位が見えてきます。最初にデッドラインが迫っている仕事Bをやります。次は仕事Cではなく、所要時間がかかる仕事Aを先にはじめる必要があることがわかります。
P 714
「やってみよう」を引き出す「デッドライン」
P 715
私たちは「締め切り」や「期限」という言葉を聞くと、あまりいいイメージを持たないかもしれません。しかし、実際には仕事で成果を効率的に出すためには必要です。 デッドラインがあることで、「そのうちやろう」という悪い先延ばしを避けることができ、「はじめないといけないよ」という心理的な後押しもしてくれ
P 721
自分の中で本来のデッドラインより少し厳しめに時間を区切ると、仕事はうまくいくことが増えてきます。 前倒しを試みることは、自分を苦しめるのではなく、「とりあえず、はじめてみる」を促します。 仕事の失敗やギリギリになることも減らすことができるのです。 締め切りまで余裕があるからと先延ばししていると、何か突発的な仕事やトラブルが起きたとき、それらに追いかけられる状況になり、精神的に疲れます。すると最初に依頼された余裕があったはずの仕事に対応できなくなることがあります。 一方で、 自分で決めたデッドラインであれば、自分からその仕事を追いかけている感じになり、気分的にラクになります。 むしろ、「限られた時間で、どうやろう」と前向きかつ仕事のできる人の考え方にもなります。
P 735
「合格ライン」をハッキリさせる
P 738
要するに、決まった期間をずっと努力するのではなく、合格するためには最低限、何を達成しなければならないのかを明確にし、短期間でそれを実現するのです。 限られた時間内で成果を出さなければいけない仕事において、求められている合格ラインを見極めることは重要です。スケジュールを立てるときに、この合格ライン、つまり完成基準が明確でないと、どこまでできたら、この仕事を完了できるのかがわかりません。 仕事によって、スピード重視なのか品質重視なのかは変わってきます。
P 746
誰でもわかるように数値化することが重要です。 数値化のポイントは3つです。 ①「なぜ?」「何?」「いつ?」の3つの問いで具体化する
P 762
②現状と合格ラインのギャップに目を向ける 目標や合格ライン同様に、現時点での状況や能力も具体的に把握する必要があります。 つまり、現段階で、「何があって、何がないのか」「何ができていて、何ができていないのか」を把握します。この足りないところや、できてないところが合格までのギャップであり、課題です。
P 768
要するに、ギャップを数字化することで、課題を解決するために必要な取り組みを整理し、具体化し、計画していくことができる
P 770
③目標の達成度を測るための要素に分解する 何をしたら最終目標が達成されるのかという切り口で、目標を成果やプロセスに小さく分解すると数値化できるようになります。
P 779
5 難しそうな問題や仕事は、 小分けにしてハードルを下げる
P 785
これくらいならわかる」「これくらいであれば、できる」と思えるところまで、小さく分けるのです。
P 787
例えば、「新製品発表セミナーを企画する」ではなく、「参加対象者を決める」「開催場所を決める」「集客方法を決める」など、仕事の流れや段階、やるべきことは何かを意識すると分けやすくなります。 一言で行動が記載できるレベルまで落とすと、最初の一歩が踏み出しやすくなります。そして、
P 803
見積もりを失敗すると、周りからの評価は落ち、信用を失います。 ですから、仕事を確実に終わらせることができる少し余裕のある見積もりを作ることが大事です。 見積もりが甘い多くの人は、「うまくいったら、これくらいで終わるかな?」という期待をもとに作業期間を考えます。人から良く思われたいという意識も強く、相手の期待に応えたいという思いから、短めの時間を答えがちです。
P 809
作業を終わらせるのに必要な時間を考えるだけではなく、同じ時期にやらなければいけない仕事の量や土日祝日などの予定も考慮する必要があります。 見積もりする際は、余裕を持たせることも大事です。特にはじめての仕事や、不確定要素が多いプロジェクトの初期段階では、最初に見積もった作業期間の1・5倍や2倍にするなど多めに持つことも有効な手段です。
P 813
見積もりの精度を改善することで、仕事の失敗や不安を減らすことができ
P 837
「仕事の成果の価値」=「作業の質」 ÷「時間」
P 838
ついつい私たちは、「もう少しいいものを」と思ってしまいます。 言葉では「少し」だとしても、 私たちは自分自身が納得いくまで、よりいいものを目指してしまいます。「完璧」を求めがちです。
P 841
すると、どうしても時間が足りなくなります。締め切りギリギリに無茶な働き方をしたり、締め切りを延ばそうとします。自分で自分の首を絞めてしまうのです。 そんなときは、 完成度7割を目指しましょう。
P 847
求められているものをなるべく早く、最低限のカタチにして依頼者に見せ、依頼者に完成とするのか、あるいは改善するのかを判断してもらうの
P 904
まずは遠慮せずにお願いしてみることです。自分一人で抱え込み、苦戦しながら終わらせるよりも、ずっと早く終わらせることができます。 この割り切りができないと、いつまで経っても次の仕事に取りかかれなくなり
P 923
目の前の人に「はい」と言うことは、他の人に対して「ごめんなさい」と断っているのと同じ
P 1,245
「自分は遅い」と認める人ほど成長する
P 1,255
何が違うのか?」を明確にし、「どこにギャップがあるのか?」を特定することです。 次に、そのギャップを埋めるために、「何がそのギャップを生むのか?」「どうすればそのギャップを埋められるのか?」という流れを意識し、合理的に考えます。そうすることで、実際に何を学ぶ必要があるかが見えてくるので、あとは実行していくだけです。
P 1,322
にゲーム感覚で仕事に臨むことで、仕事のモチベーションが変わります。主体的に仕事に取り組めるようになり、効率が上がります。 仕事の意味合いを変える
P 1,410
退社前に「復習」と「予習」をする
P 1,416
②作業仕分けで、明日に備える 仕分け①:明日やることを明確にする
P 1,445
やり直しを防ぐ「スマートゴール」
P 1,461
仕事で抜け漏れが出てしまうことは、誰にでもあります。その主な原因は、目の前の作業に没頭しすぎてしまい、仕事の全体像や流れを考える余裕がなくなるからです。 最終的な成果を得るために必要な作業を洗い出すのではなく、目の前の作業の結果や状況をもとに、今やったほうがいいと思う作業をはじめてしまうのです。 このやり方だと仕事全体の見積もりが難しくなります。 目の前の問題の解決だけを考えていると、本来やらなくてもいい余計な仕事をやってしまったり、不必要に時間を使ってしまったりする
P 1,521
「報連相」ではなく「確認&相談&共有」
P 1,545
振り返るときは、以下の3つのWHATで質問を繰り返します。 ①WHAT HAPPENED?(「何が起きたのか?」) ②SO WHAT?(「だから何?」「どういう意味?」) ③NOW WHAT?(「これからどうするの?」「今、何ができるの?」) ここで注意したい点は、 問題を解決するために、焦点を人にではなく、行動に当てる ことです。つまり、その行動をさせた状況や環境に目を向けることが大切です。 例えば、「なぜ、締め切りを間違えたのか?」ではなく、「何が、締め切りを間違えさせたのか?」です。これを繰り返すことで、仕組みやシステムを作るなどの具体的な解決策が見えてきます。 「なぜ」だけで考えてしまうと、否定的な言葉が多くなります。言い訳も増えます。 何かを理由に「できない」と考えてしまいます。しかし、このWHATをうまく使うことで、前進することが可能になります。
P 1,565
コミュニケーションによる「ズレ」が起きないように、相手と話の前提をすり合わせることです。
P 1,572
基本的に、 ゴールイメージは仕事の依頼者の頭の中にある
P 1,576
あなたの「当たり前」と相手の「当たり前」が違うのが「当たり前」
P 1,624
やらなくてもいいことに時間を使えば、労力と時間を浪費しただけではありません。本来やるべきことをやれば、得ることのできた成果も失ったということです。
P 1,627
時間を予算管理する
P 1,632
勤務時間内に仕事が終わらなければ、時間負債です。
P 1,643
「価値を生み出す仕事」で予定を埋める ▼「時間」と「価値」で仕事を整理する
P 1,667
労力を減らすと時間当たりの価値が上がる 時間をうまく管理するには、効率を上げることが大切です。つまり、ムダやロス、成果を得るための労力を減らすことです。 効率を上げるには、「ECRS」という考え方をもとに業務を改善することが重要
P 1,671
Eliminate:排除 そもそも成果につながらない、やる意味がない仕事はやめる Combine:結合と分離 似ている仕事は結合するか集約して、同じタイミングで行う 関係ない仕事は別のタイミングで行う Rearrange:入替と代替 仕事の順序やタイミングを調整する 作業する場所や担当者を変える Simplify:簡易化 仕事の自動化や標準化を進め、簡素化する
P 1,690
「時間予算カレンダー」は 「なりたい自分」への最短ルート
P 1,747
目まぐるしく変わる状況や環境に柔軟に対応できる考え方「OODA」ループ
P 1,749
Observe:観察する Orient:状況判断して、方向づけする Decide:行動プランを決める Act:行動する続きを読む投稿日:2022.07.16
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