仕事が速くなるプロの整理術

• 

  レビューネーム未設定

  著者の整理方法を公開。
  基本はデッドライン毎にクリアファイルに書類を入れ処理をしていく。
  紙のメリットを生かす方法。
  停滞している会社はデイリーワークできゅうきゅうとしていることに気付かなければなら…ない。
  正社員は仕事を減らす方法を考える。
  60%OKならば次の一歩を進める。
  なぜ。を繰り返してロジカルに答えを見つける。これは他の本でも読んだことがある。
  仕事は好き、嫌いという感覚で取り組むものではない。
  trust is good,check is better.信頼することは良いこと、チェックすることはもっといいことだ。
  続きを読む

  投稿日：2018.11.23

• 

  dekadanna

  紙と図解に重点をおいた著作。メリタ式整理術は、一度他の本で見て実践しようとしてみたが、メールを印刷するのが面倒で挫折したことあり。メールを印刷して気づいたことを書いていくことで、仕事のスピードは確かに…上がる。しかし、少し時間がたってから、そのメモを探し出そうとしたときに、探すのが難しいことがあり、挫折。ここをなんとかする工夫を考えて、再度実践してみたい。
  
  [private]
  P.24 情報整理バブル
  ・自分に最適な情報整理の方法を見つけられず、情報ツールが増えるばかり。
  
  P.50 A4の紙をどう使うか
  ・デッドライン管理のツール
  　部下から届いたメールで、追いかけなければいけないとか、チェックしなければいけないと感じたものをプリントし、自分でメモを書き加えます。そして部下と話し合った上で、何を達成するのかを明確にして、その場で決定したデッドラインを基準に整理保存します。そしてデッドラインの日付になったら、状況をチェックし、NGならやり直しを命じます。
  
  P.54 5色のクリアファイル
  ・書類は案件別にクリアファイルにまとめる。
  ・赤：「緊急」の書類を入れる（至急対応すべき案件、出かける前に終わらせるべき案件、出かけるときに書類を持って行くべき案件）
  ・緑：「定期的」な案件を入れる。毎週、毎月、毎年繰り返して行く業務の書類を入れる。
  ・オレンジ色：「スケジュールにかかわるもの」を入れる。→（私感）その日の予定（会議など）に関連するもの
  ・黄：「秘書向け」→（私感）補助依頼用とするのが良いか？
  ・無色：上記4つに入らない通常業務の案件
  
  ・色分けのメリット
  　どんな案件かを一目で判別。時間の見積もりも可能になるので、時間スロットに入れることが簡単にできる。
  
  P.58 仕切り
  ・デッドラインが設定される仕事が多くない人は、一日単位という細かな仕切りを作るのではなく、期間をもっと長くして、書類を整理収納するといいでしょう。例えば、週や月で期間を区切り、それに合わせて書類収納用のトレーやボックスを用意し、クリアファイルを入れておくようにすればいいのです。そして毎日、トレーやボックス内の書類のデッドラインをチェックして、「今日の書類」を探せばいいのです。
  
  P.67 紙には、「すること」を書く
  　大事なのは、後日、その紙を見たらすぐに「なにをすればいいか」が分かることです。「あれ、これは何だっけ」などと考え込んでしまうようでしゃ、紙のムダ使いになるだけです。だから分かりやすく書きます。
  
  P.153 日付でない基準で探すために
  　日付でない基準で特定の書類を探したいときには、仕切りの中を探ってみる必要が出てきます。紙は「探しにくい」のです。
  　こうした欠点を補ってくれるのが、Gメールやグーグルカレンダーです。
  
  P.157 「紙によるデッドライン管理」＋Gメール
  　紙で整理保存している情報を必要に応じてGメールに乗せます。
  　自分のメモを書き込んだ方眼紙などもスキャナーでPDFにして、Gメールに乗せていくのです。
  
  P.167　Gcalは、さいすけで活用
  
  P.172 紙の活用の様子
  　スケジュールが固まると、その先はデッドライン管理が始まります。講演の内容などが記されたメールをプリントして、講演の日付で整理収納するのです。
  　最初にプリントした時点で、こんな話をしよう、こんなネタがある、といったことをどんどん書き込んでおきます。その後、さらに追加で書き込むこともあります。それを講演の前日に取り出して、内容を確認します。
  
  P.178 ロジカルに考える
  　ロジカルに考えるというと難しいことのように聞こえますが、実は簡単で、誰でもできることです。「なぜ」「どうして」という問いかけを繰り返して、問題を整理していけばいいだけの話です。
  
  P.180 一人でもきちんとした判断はできる。
  　事実に基づいて論理を詰めいけば、何もみんなが集合しなくても、一人できちんと判断ができるはずです。そのようなロジカルシンキングが身についていないから、ワイワイガヤガヤという騒がしいオフィスになってしまうのです。
  
  P.182 あらゆる資料を調べ上げる
  　ロジカルシンキングができていれば、あらゆる資料を引っぱり出して徹底的に調べあげた上で答えを導き出すはずですから、筋が通った答えが帰ってきます。
  
  P.182 ロジカルに考えれば、合理的でないことが見える。
  　ロジカルに考えられるようになれば、「合理的でないこと』が見えるようになります。すなわち、仕事の問題点を発見できます。その問題を解消して、仕事が合理的に進むようにすることが、効率アップと成果上昇に直結するのです。
  
  P.185 問題を分解する
  　表面化した問題を見た瞬間、「この問題は三つに分解して、これとあれとそれの同類項をそれぞれ何日までに潰せばいい。これは○○君の担当、これは△△さんにやらせよう」とすぐに判断できました。
  
  P.189 ひとつひとつ潰す
  　ひとつの問題を解決するためには、そこにくっついているたくさんの問題を一つひとつ処理して行く必要があります。これには多大な時間と労力がかかります。
  　しかし、決して手を抜いてはいけません。小さな問題だからといって解決を怠ると、絡み合ったすべての問題に影響が及びます。
  
  P.197 デイリーの仕事はするな
  　毎日こなす通常業務はマニュアル化してパートさんに任せるか、IT活用して自動化する。社員は、物事を改善するために知恵を絞ることに専念すべきなのです。
  
  P.218 Trust is good. Check is better
  部下のやる気を引き出す基本を端的に表現している。
  
  P.233 多数決は必要ない
  　関連する部署のメンバーが集まって話し合っても、なかなか結論に到達しません。
  　リーダーの立場に立ったら、大勢の意見に流されてはいけません。
  　自分の信じる道を一生懸命やり遂げるというのが本来のリーダーの姿だと思います。自分が確信していることを、部下にいちいち「気に入っていただけましたでしょうか』とお伺いをたてる必要は一切無いのです。
  　部下の意見に耳を傾けつつも、それは参考程度にとどめ、自分の責任において迅速に意思決定を行う。それがリーダーだと思います。
  　優先すべきは、民主主義よりスピードです。
  
  
  
  [/private]続きを読む

  投稿日：2018.11.12

すべてのレビューを見る