【感想】仕事ダイエット　残念な人ほど「資料・メール」に時間をかける

仕事量を減らすイメージが強いタイトルだが、読んでいくうちに、書き方へのコメントが多くなる。

書き手と読み手への注意は、いつでも必要と再確認出来る。

仕事を効率よくやるには文食の書き方や伝え方を工夫する必要があるという本。
文章の書き方などを記載している。
パワーポイントはスライドマスターとアウトラインを活用すると良い。

仕事ダイエットするには？

→切り口を考える際にはもれなくダブりなく考えるとともに、ストーリーを考える
先に切り口を決めて、あとでそこに既存の情報を当てはめていく

健康に関する本の紹介が続きました。

ポイントは、何が体に良くないのかを知り
体に良くないことをやめること。

仕事もおなじ。

仕事に良くないこと（ムダ）を知り、
仕事に良くないことをやめることが重…要です。


仕事には必ず、
他人とのコミュニケーションが発生します。

このコミュニケーションが不十分なために
仕事のロスが発生していることはよくあります。

そのコミュニケーションの手段の１つに文書があります。


本日ご紹介する本は、

コミュニケーション手段の１つである
効率の良い文書を作るための１冊

ポイントは
「要点を簡潔に」「結論から書く」「ダラダラ書かない」

ヘタな人が時間をかけて作った文章は、
読むほうも時間がかかり、
本意が伝わらないことが多いです。

文書作成にも最少の時間で、
目的を達成するポイントがあります。


「目的」

資料作成における目的とは「テーマ」と「ゴール」
「テーマ」＝何についての話か？
「ゴール」＝何をしてもらいたいのか？

まずは、目的を明確にして、
それを達成するにはどういう資料にすればいいか？
を考えることが重要です。


「構成力」

文書の目的が明確になったとして
わかりやすく伝えるためには文書の構成が重要です。

①キーメッセージを冒頭に書く
②まず意見、次に理由を書く
③まず結果、次に原因を書く
④意見と事実の違いを明示する
⑤１文では、１つの事柄を記述する

など、気をつけたい文書構成を、
常日頃意識したいものです。


「表現力」

文書の構成が良かったとしても
読む人にわかりやすく表現する必要があります。

①できるだけ肯定文で書く
②わかりにくい指示語は使わない
③文末のムダな言葉は省く

一度書いたものを
時間を空けて、もう一度読み直すと
”ここは重複しているので省いたほうがいい”とか
”この表現はわかりにくいので変えたほうがよさそうだ”など、
必ず気になるところがでてくるものです。

重要な文書は、書き上げて、すぐに発信するのではなく
時間を置いて、もう一度見てみることが重要です。

ぜひ、読んでみてください。



◆本から得た気づき◆
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このジャンルの文章の目的は、読者を説得し、自分の主張を広めることだ
文章を書く作業の出発点は、メッセージの明確化である
「チャンスは心構えのあるものを好む」「偶然は、準備の整った実験室を好む」
文章は初め方と終わり方が難しい「始め」＝読者を引きつける　「終わり」＝読後に残る印象
抽象的な概念をわかりやすく伝えるための方法＝①比喩　②具体例　③引用
「とにかく書いて、あとで直す」＝あまり気をつかわず一応書き上げ、あとでチェックする
「始めなくてはできない」＝完全でなくてもよい。そこから文章は成長していく
新しい発想は「考え続けることによって生まれる」
自分自信との対話を通じて、文章を成長させることができる
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◆目次◆
1 メッセージこそ重要だ
2 骨組みを作る1-内容面のプロット
3 骨組みを作る2-形式面の構成
4 筋力増強―説得力を強める
5 化粧する1-わかりにくい文章と闘う
6 化粧する2-100回でも推敲する
7 始めればできる
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◆マインドマップ◆
http://image01.wiki.livedoor.jp/f/2/fujiit0202/e2470dfadb2eccf4.png
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この数年間(2008頃から）ダイエットに取り組んでいますが、体重が減り始めたのは、目的を明確にしたことと、体重を減らす技術を本等で学んだことにあると思います。これと同様に、仕事をダイエットする（目先に…溢れている仕事を減らす）には、ひねり出した時間で何をするかを明確にしたうえで、仕事を減らす技術を学ぶ必要があると思います。

この本では、仕事を減らす技術を、勤務時間の８割をパソコンの前で過ごしている状況を踏まえて解説しています。文章の書き方、構成についてのアドバイス、更にはパソコンスキルについても解説してあり、参考にするところも多くありました。より創造的な仕事ができるように、仕事ダイエットをして、仕事も健康的に行いたいものですね。

以下は気になったポイントです。

・何よりも重要なのは、メールや資料の目的を明確にすること（ｐ２７）

・ビジネスでやり取りされるメールは、考えなくても、読むそばからすらすらわかる文章である必要がある（ｐ２９）

・書く仕事が１日の大半を占めるホワイトカラーが仕事の質とスピードを上げるには、１）目的へのこだわり、２）構成力と表現力、３）ＰＣスキルの向上が求められる（ｐ３５）

・構成を考えるうえで大事なのは、キーメッセージ（テーマとゴールの組み合わせ）である、１つの資料においてキーメッセージは１つ（ｐ４４）

・キーメッセージは段落の冒頭、読み手の疑問に早く応える、意見の次に理由、結果の次に原因（ｐ５１）

・用語説明は初出の時点で行う、情報の並べ方は、読み手が知っていることから知らない事へ（ｐ７６）

・～のように、を否定文で使わない、推測が逆転するので（ｐ８４）

・常にアウトプット志向で作業する、ファイル名をつけて保存は最初にすべきこと（ｐ１０８）

・文字列操作には、Left関数等、条件に関しては if関数、計算に関しては sumifは便利である（ｐ１１４）

・ピボットテーブル（クロス集計）や、ゴールシーク（結果を逆算）も使いこなすこと（ｐ１１５）

・ファイル名に日付を付与する（ｐ１１９）

・パワーポイントでの資料作りのポイントは、個別のスライドつくり前に、アウトライン表示機能でタイトルとメッセージを作る、すると全体構成が出来上がる（ｐ１２８）

・箇条書きコマンドを利用して、行頭を揃えるためにインデントを使う（ｐ１３８）

2013年5月26日作成続きを読む

仕事を効率的にこなすテクニック満載。キーボードを早打ちして、文書の構成を考え、エクセルやパワーポイントを使いこなすといいとのこと。